In einer ordnungsmäßen Rechnung ist die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung anzugeben. Was eine handelsübliche Bezeichnung ist, kann abhängig von den verschiedenen Verkehrskreisen nicht einheitlich beantwortet werden. Es ist vielmehr zwischen dem Handel mit Waren im mittleren und oberen Preissegment und dem Handel mit Waren im Niedrigpreissegment zu differenzieren. Die Handelsüblichkeit einer Bezeichnung hängt immer von den Umständen des Einzelfalles ab, z. B. wie üblicherweise auf der jeweiligen Handelsstufe, nach der Art und dem Inhalt des Geschäftes und insbesondere dem Wert der einzelnen Waren differenziert wird.
Insgesamt muss die Bezeichnung einer Leistung in der Rechnung sowohl für umsatzsteuerliche Zwecke als auch für die Erfordernisse eines ordentlichen Kaufmanns den Abgleich zwischen gelieferter und in Rechnung gestellter Ware ermöglichen. So muss auch ausgeschlossen werden können, dass eine Leistung mehrfach abgerechnet wird. Die erbrachte Leistung muss sich eindeutig und leicht nachprüfen lassen. Wenn eine Bezeichnung gewählt worden ist, die der Definition „Angabe der Art“ nicht entspricht, kann diese trotzdem ausnahmsweise ausreichend für eine den Vorschriften entsprechende Leistungsbeschreibung sein, wenn sie eine handelsübliche Bezeichnung darstellt.
Fazit: Allgemeingültige Aussagen, wann eine Bezeichnung als handelsüblich angesehen werden kann und wann nicht, sind nicht möglich. Es muss vielmehr nach den Umständen des Einzelfalles entschieden werden. „Handelsüblich“ ist eine Bezeichnung dann, wenn sie von Kaufleuten verwendet und von Unternehmern in den entsprechenden Geschäftskreisen allgemein (also nicht nur gelegentlich) verwendet wird.
In Zweifelsfällen muss der Unternehmer nach den allgemeinen Regeln nachweisen, dass es sich um handelsübliche Bezeichnungen handelt, z. B. dass eine in der Rechnung aufgeführte Gattungsbezeichnung (wie z. B. „T-Shirts“, „Blusen“ o. ä.) auf der betroffenen Handelsstufe handelsüblich ist. Konsequenz ist, dass es auch nach den Änderungen im Umsatzsteueranwendungserlass weiterhin zu Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt kommen wird.
Die Angabe einer alternativen handelsüblichen Bezeichnung ist nur bei Lieferungen möglich. Die Angaben zu einer sonstigen Leistung müssen eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistungen ermöglichen. Der Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen sind zu präzisieren, dies bedeutet jedoch nicht, dass die konkreten erbrachten Dienstleistungen erschöpfend beschrieben werden müssen.
