Jeder Steuer­pflich­tige muss selbst für die Aufbe­wah­rung von Kopien aller Rechnungen sorgen, die er selbst erhalten hat und die er selbst oder sein Kunde ausge­stellt haben (§ 14b UStG). Die Aufbe­wah­rungs­frist beginnt grund­sätz­lich mit Ablauf des Kalen­der­jahres, in dem die Rechnung ausge­stellt wurde, und läuft 10 Jahre. Die Aufbe­wah­rungs­frist läuft jedoch nicht ab, solange die Unter­lagen für Steuern von Bedeu­tung sind, für die die Festset­zungs­frist noch nicht abgelaufen ist. 

Soweit der Unter­nehmer Rechnungen mithilfe elektro­ni­scher Regis­trier­kassen erteilt, ist es nach der bishe­rigen Fassung von Abschnitt 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE ausrei­chend, wenn die Tagesend­sum­men­bons aufbe­wahrt werden, die die Gewähr der Vollstän­dig­keit bieten und den Namen des Geschäfts, das Ausstel­lungs­datum und die Tagesend­summe enthalten. 

Die umsatz­steu­er­li­chen Anfor­de­rungen haben sich bei elektro­ni­schen oder compu­ter­ge­stützten Kassen­sys­temen oder Regis­trier­kassen zwischen­zeit­lich geändert, sodass das BMF den UStAE entspre­chend ergänzt hat. Soweit Unter­nehmer Rechnungen mithilfe elektro­ni­scher oder compu­ter­ge­stützter Kassen­sys­teme oder Regis­trier­kassen erteilen, ist es nunmehr ausrei­chend, wenn ein Doppel der Ausgangs­rech­nung (Kassen­beleg) aus den unver­än­der­baren digitalen Aufzeich­nungen repro­du­ziert werden kann. Wichtig ist, dass auch die übrigen Anfor­de­rungen der „Grund­sätze zur ordnungs­mä­ßigen Führung und Aufbe­wah­rung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elektro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ (GoBD) erfüllt werden, insbe­son­dere die Vollstän­dig­keit, Richtig­keit und Zeitge­rech­tig­keit der Erfas­sung.

Quelle: BMF-Schreiben | Veröf­fent­li­chung | III C 2 — S 7295/19/10001 :001 | 15-11-2021