Der geldwerte Vorteil durch Mahlzeiten, die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt an seine Arbeitnehmer abgibt, ist als lohnsteuerpflichtiger Sachbezug zu erfassen (bei kostenlosen Mahlzeiten anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat). Die Mahlzeit ist mit dem Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitgeber Barzuschüsse in Form von Essensmarken, z. B. Essensgutscheinen oder Restaurantschecks ausgibt, die von einer Gaststätte oder einer vergleichbaren Einrichtung bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden.
Der Ansatz mit dem Sachbezugswert setzt voraus, dass
- der Arbeitnehmer tatsächlich eine Mahlzeit erhält. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind,
- für jede Mahlzeit nur eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird und
- der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit (2022: 3,57 €) um nicht mehr als 3,10 € übersteigt.
Diese Regelung gilt auch, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil ein drittes Unternehmen zwischengeschaltet ist, das die Essensmarke ausgibt. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass ein Arbeitnehmer, der krank ist, sich in Urlaub oder auf einer Dienstreise befindet oder eine Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit ausübt, an Tagen seiner Abwesenheit keine Essensmarke erhält. Die Tage der Abwesenheit müssen aufgezeichnet werden. Der Arbeitgeber muss die Essensmarke für die Tage der Abwesenheit vom Arbeitnehmer zurückfordern. Er kann allerdings auch auf die Rückforderung der Essensmarke verzichten, wenn er die im Folgemonat auszugebenden Essensmarke um die Zahl der Abwesenheitstage des Vormonats kürzt.
Es ist nicht erforderlich, die Abwesenheitstage von Arbeitnehmern festzustellen, die pro Monat nicht mehr als 15 Essensmarken erhalten und im Kalenderjahr an nicht mehr als 3 Arbeitstagen je Kalendermonat Dienstreisen ausführen. Erhält der Arbeitgeber von der Annahmestelle eine Abrechnung, aus der sich ergibt, wie viele Essensmarken mit welchem Verrechnungswert eingelöst worden sind, ist es nicht erforderlich, dass die Essensmarken zurückgegeben werden. Das gilt auch, wenn ein drittes Unternehmen zur Ausgabe der Essensmarken zwischengeschaltet wird.
Praxis-Beispiel (Wert der Essensmarke entspricht dem Essenspreis):
Ein Unternehmer gibt seinem Arbeitnehmer je Arbeitstag eine Essensmarke im Wert von 3,60 €. Die Mahlzeit kostet 3,60 €. Der Unternehmer rechnet wie folgt:
| Preis der Mahlzeit | 3,60 € |
| abzüglich Wert der Essensmarke | 3,60 € |
| = Zuzahlung des Arbeitnehmers | 0,00 € |
| = Sachbezugswert einer Mahlzeit in 2022 | 3,57 € |
Praxis-Beispiel: (Wert der Essensmarke liegt um weniger als 3,10 € über Sachbezugswert)
Ein Unternehmer gibt seinem Arbeitnehmer je Arbeitstag eine Essensmarke im Wert von 5,50 €. Der Arbeitnehmer hat keine Zuzahlung zu leisten. Der Wert der Essensmarke liegt deutlich über dem Sachbezugswert. Der Unternehmer rechnet wie folgt:
| Preis der Mahlzeit = Wert der Essensmarke = | 5,50 € |
| abzüglich Sachbezugswert | 3,57 € |
| = übersteigender Betrag | 1,93 € |
Ergebnis: Anzusetzen ist der Sachbezugswert von 3,57 €, weil der Verrechnungswert der Essensmarke den Sachbezugswert von 3,57 € um weniger als 3,10 € übersteigt. In diesen Fällen ist der Sachbezugswert und nicht der Verrechnungswert der Essensmarke anzusetzen
Praxis-Beispiel (Wert der Essensmarke liegt um mehr als 3,10 € über dem Sachbezugswert
Ein Unternehmer gibt seinem Arbeitnehmer je Arbeitstag eine Essensmarke im Wert von 7,50 €. Der Arbeitnehmer hat keine Zuzahlung zu leisten. Der Wert der Essensmarke liegt somit um mehr als 3,10 € über dem Sachbezugswert. Ergebnis: Anzusetzen ist der Wert der Essensmarke von 7,50 €.
