Der geldwerte Vorteil durch Mahlzeiten, die der Arbeit­geber kostenlos oder verbil­ligt an seine Arbeit­nehmer abgibt, ist als lohnsteu­er­pflich­tiger Sachbezug zu erfassen (bei kosten­losen Mahlzeiten anläss­lich einer auswär­tigen Tätig­keit ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeit­nehmer Anspruch auf eine Verpfle­gungs­pau­schale hat). Die Mahlzeit ist mit dem Sachbe­zugs­wert anzusetzen, wenn der Arbeit­geber Barzu­schüsse in Form von Essens­marken, z. B. Essens­gut­scheinen oder Restau­rant­schecks ausgibt, die von einer Gaststätte oder einer vergleich­baren Einrich­tung bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden.

Der Ansatz mit dem Sachbe­zugs­wert setzt voraus, dass

  • der Arbeit­nehmer tatsäch­lich eine Mahlzeit erhält. Lebens­mittel sind nur dann als Mahlzeit anzuer­kennen, wenn sie zum unmit­tel­baren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essens­pausen bestimmt sind,
  • für jede Mahlzeit nur eine Essens­marke täglich in Zahlung genommen wird und
  • der Verrech­nungs­wert der Essens­marke den amtli­chen Sachbe­zugs­wert einer Mittags­mahl­zeit (2022: 3,57 €) um nicht mehr als 3,10 € übersteigt.

Diese Regelung gilt auch, wenn zwischen dem Arbeit­geber und der Annah­me­stelle keine unmit­tel­baren vertrag­li­chen Bezie­hungen bestehen, weil ein drittes Unter­nehmen zwischen­ge­schaltet ist, das die Essens­marke ausgibt. Es muss jedoch sicher­ge­stellt werden, dass ein Arbeit­nehmer, der krank ist, sich in Urlaub oder auf einer Dienst­reise befindet oder eine Einsatz­wech­sel­tä­tig­keit oder Fahrtä­tig­keit ausübt, an Tagen seiner Abwesen­heit keine Essens­marke erhält. Die Tage der Abwesen­heit müssen aufge­zeichnet werden. Der Arbeit­geber muss die Essens­marke für die Tage der Abwesen­heit vom Arbeit­nehmer zurück­for­dern. Er kann aller­dings auch auf die Rückfor­de­rung der Essens­marke verzichten, wenn er die im Folge­monat auszu­ge­benden Essens­marke um die Zahl der Abwesen­heits­tage des Vormo­nats kürzt.

Es ist nicht erfor­der­lich, die Abwesen­heits­tage von Arbeit­neh­mern festzu­stellen, die pro Monat nicht mehr als 15 Essens­marken erhalten und im Kalen­der­jahr an nicht mehr als 3 Arbeits­tagen je Kalen­der­monat Dienst­reisen ausführen. Erhält der Arbeit­geber von der Annah­me­stelle eine Abrech­nung, aus der sich ergibt, wie viele Essens­marken mit welchem Verrech­nungs­wert einge­löst worden sind, ist es nicht erfor­der­lich, dass die Essens­marken zurück­ge­geben werden. Das gilt auch, wenn ein drittes Unter­nehmen zur Ausgabe der Essens­marken zwischen­ge­schaltet wird.

Praxis-Beispiel (Wert der Essens­marke entspricht dem Essen­s­preis):
Ein Unter­nehmer gibt seinem Arbeit­nehmer je Arbeitstag eine Essens­marke im Wert von 3,60 €. Die Mahlzeit kostet 3,60 €. Der Unter­nehmer rechnet wie folgt:

Preis der Mahlzeit 3,60 €
abzüg­lich Wert der Essens­marke 3,60 €
= Zuzah­lung des Arbeit­neh­mers 0,00 €
= Sachbe­zugs­wert einer Mahlzeit in 2022 3,57 €

Praxis-Beispiel: (Wert der Essens­marke liegt um weniger als 3,10 € über Sachbe­zugs­wert)
Ein Unter­nehmer gibt seinem Arbeit­nehmer je Arbeitstag eine Essens­marke im Wert von 5,50 €. Der Arbeit­nehmer hat keine Zuzah­lung zu leisten. Der Wert der Essens­marke liegt deutlich über dem Sachbe­zugs­wert. Der Unter­nehmer rechnet wie folgt:

Preis der Mahlzeit = Wert der Essens­marke = 5,50 €
abzüg­lich Sachbe­zugs­wert 3,57 €
= überstei­gender Betrag 1,93 €

Ergebnis: Anzusetzen ist der Sachbe­zugs­wert von 3,57 €, weil der Verrech­nungs­wert der Essens­marke den Sachbe­zugs­wert von 3,57 € um weniger als 3,10 € übersteigt. In diesen Fällen ist der Sachbe­zugs­wert und nicht der Verrech­nungs­wert der Essens­marke anzusetzen

Praxis-Beispiel (Wert der Essens­marke liegt um mehr als 3,10 € über dem Sachbe­zugs­wert
Ein Unter­nehmer gibt seinem Arbeit­nehmer je Arbeitstag eine Essens­marke im Wert von 7,50 €. Der Arbeit­nehmer hat keine Zuzah­lung zu leisten. Der Wert der Essens­marke liegt somit um mehr als 3,10 € über dem Sachbe­zugs­wert. Ergebnis: Anzusetzen ist der Wert der Essens­marke von 7,50 €.

Quelle: Lohnsteuer-Richt­linie | Gesetz­liche Regelung | R 8.1. (7) | 21-07-2022