Arbeit­geber können ihren Arbeit­neh­mern die Kosten für einen Umzug lohnsteu­er­frei erstatten, wenn der Umzug beruf­lich veran­lasst ist. Ein Umzug ist regel­mäßig beruf­lich veran­lasst, wenn ein Arbeit­nehmer

  • erstmalig eine Stelle antritt,
  • seinen Arbeit­geber wechselt oder
  • sich durch den Umzug die Fahrzeit pro Tag um mindes­tens eine Stunde täglich reduziert.

Bei Ehegatten werden die Zeiten nicht addiert oder saldiert. Verkürzt sich die Fahrzeit bei einem Ehegatten um mindes­tens eine Stunde, kann er die Umzugs­auf­wen­dungen geltend machen, auch wenn sich für den anderen Ehegatten die Fahrzeit verlän­gern sollte. Es spielt außerdem keine Rolle, ob die neue Wohnung gemietet wird oder Eigentum ist. Steht fest, dass die arbeits­täg­liche Fahrzeit­er­sparnis mindes­tens eine Stunde beträgt, sind private Gründe (z. B. die Gründung eines gemein­samen Haushalts aus Anlass einer Eheschließung/​Begründung einer Lebens­part­ner­schaft, erhöhter Wohnbe­darf wegen der Geburt eines Kindes) unbeacht­lich.

Obergrenze für die Kosten, die der Arbeit­geber steuer­frei erstatten kann, sind die Aufwen­dungen, die der Arbeit­nehmer selbst als Werbungs­kosten abziehen kann. Bei einem beruf­lich veran­lassten Umzug kann der Arbeit­geber seinem Arbeit­nehmer die tatsäch­li­chen Umzugs­kosten bis zur Höhe der Beträge steuer­frei erstatten, die nach dem Bundes­um­zugs­kos­ten­recht höchs­tens gezahlt werden können. Arbeit­geber können die folgenden Beträge steuer­frei erstatten, wenn und soweit der Arbeit­nehmer die Kosten beleg­mäßig nachweist:

  • die tatsäch­li­chen Auslagen für den Trans­port von Möbeln, Hausrat, Kleidung usw.,
  • Reise­kosten im Zusam­men­hang mit dem Umzug von der bishe­rigen zur neuen Wohnung;
  • vor dem Umzug: 2 Reisen einer Person oder eine Reise für 2 Personen, um eine Wohnung am neuen Tätig­keitsort zu suchen und zu besich­tigen,
  • Miete für die bishe­rige Wohnung, die nach dem Umzug weiter­ge­zahlt werden muss, weil der Mietver­trag nicht kurzfristig gekün­digt werden kann (die Einschrän­kung nach dem BUKG gilt nicht für steuer­liche Zwecke), 
  • Miete für die neue Wohnung, die für die Zeit vor dem Umzug gezahlt wird (die Einschrän­kung nach dem BUKG gilt nicht für steuer­liche Zwecke),
  • Kosten eines Maklers für die Vermitt­lung einer Mietwoh­nung, 
  • Kosten für den umzugs­be­dingten zusätz­li­chen Unter­richt der Kinder (siehe nachfol­gende Übersicht)

Zusätz­lich dürfen die nachfol­genden Pauschalen (gültig ab dem 1.4.2022) erstattet werden:

  • Höchst­be­trag für die Anerken­nung umzugs­be­dingter Unter­richts­kosten für ein Kind 1.181 €
  • Pausch­be­trag für sonstige Umzugs­kosten (§ 10 Abs. 1 BUKG)
    • für Berech­tigte 886 €
    • für jede andere Person (Ehegatte, Lebens­partner, ledige Kinder, die nach dem Umzug in häusli­cher Gemein­schaft leben) 590 €
    • für Berech­tigte, die am Tag vor dem Entladen des Umzugs­gutes keine Wohnung hatten 177 €

Wichtig! Kosten­er­stat­tungen in Höhe der Pausch­be­träge sind grund­sätz­lich ohne weitere Prüfung als Werbungs­kosten anzuer­kennen. Im Übrigen sind die Umzugs­kosten nachzu­weisen. Der Arbeit­geber sollte vor Zahlung einer steuer­freien Erstat­tung an den Arbeit­nehmer sämtliche Beleg­nach­weise zu den Lohnakten nehmen und aufbe­wahren. Werden höhere Beträge nachge­wiesen, ist zu prüfen, ob und inwie­weit diese Aufwen­dungen Werbungs­kosten sind oder nicht abzieh­bare Kosten der Lebens­füh­rung darstellen.

Aufwen­dungen für die Ausstat­tung der neuen Wohnung, Vorfäl­lig­keits­ent­schä­di­gungen, Kosten eines Maklers für die Vermitt­lung von Wohnei­gentum, Renovie­rungs­kosten der neuen Wohnung sowie Abstands­zah­lungen an den bishe­rigen Mieter der neuen Wohnung sind nicht beruf­lich veran­lasst.

Quelle: Lohnsteuer-Richt­linie | Veröf­fent­li­chung | LStR 9.9. - neu - | 14-07-2022