Überlas­sung eines betrieb­li­chen Kfz an Arbeit­nehmer

Überlässt der Arbeit­geber seinem Arbeit­nehmer ein betrieb­li­ches Kraft­fahr­zeug auch zur privaten Nutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte, dann muss er die Aufwen­dungen, die auf diese Fahrten entfallen, als Arbeits­lohn erfassen. Wenn kein Fahrten­buch geführt wird, ermit­telt der Arbeit­geber den geldwerten Vorteil der Privat­nut­zung mithilfe der 1%-Regelung und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte mithilfe der 0,03%-Regelung.

Dieser pauschale Nutzungs­wert kann die Kosten, die dem Arbeit­geber für das betrieb­liche Kraft­fahr­zeug insge­samt entstan­denen sind, übersteigen. Wird dies im Einzel­fall nachge­wiesen, ist der pauschale Nutzungs­wert höchs­tens mit dem Betrag der Gesamt­kosten des betrieb­li­chen Kraft­fahr­zeugs anzusetzen (= Kosten­de­cke­lung). 

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte: Dem pauschalen Nutzungs­wert ist die einfache Entfer­nung zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte zugrunde zu legen, die auf den nächsten vollen Kilometer abzurunden ist. Maßge­bend ist die kürzeste benutz­bare Straßen­ver­bin­dung. Der pauschale Nutzungs­wert ist nicht zu erhöhen, wenn der Arbeit­nehmer das betrieb­liche Kraft­fahr­zeug an einem Arbeitstag mehrmals für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte benutzt.

Fährt der Arbeit­nehmer abwech­selnd von der ersten Tätig­keits­stätte zu verschie­denen Wohnungen, ist bei der Ermitt­lung des pauschalen Monats­werts nach der 0,03% Regelung die Entfer­nung zur näher gelegenen Wohnung anzusetzen. Zusätz­lich ist dem Arbeits­lohn für jeden Entfer­nungs­ki­lo­meter zwischen der näher gelegenen Wohnung und der weiter entfernt liegenden Wohnung ein pauschaler Nutzungs­wert in Höhe von 0,002% vom Brutto­lis­ten­preis hinzu­zu­rechnen.

Darf der Arbeit­nehmer ein betrieb­li­ches Kraft­fahr­zeug dauer­haft für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte nutzen, ist pauschal die 0,03 %-Regelung für volle Kalen­der­mo­nate anzusetzen, auch wenn das Fahrzeug tatsäch­lich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte genutzt wird. Ebenso ist der pauschale Nutzungs­wert nach der 0,03 %-Regelung auch dann anzusetzen, wenn Fahrten zur ersten Tätig­keits­stätte nicht arbeits­täg­lich anfallen, z. B. aufgrund von Teilzeit­ver­ein­ba­rung, Homeof­fice, Dienst­reisen, Kurzar­beit oder Auslands­auf­ent­halt. Ein durch Urlaub oder Krank­heit bedingter Nutzungs­aus­fall ist im pauschalen Nutzungs­wert ebenfalls berück­sich­tigt.

Aber! Es besteht die Möglich­keit der Einzel­be­wer­tung, die dann aller­dings für das gesamte Jahr durch­zu­führen ist. Bei einer auf das Kalen­der­jahr bezogenen Einzel­be­wer­tung der tatsäch­li­chen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte sind je Entfer­nungs­ki­lo­meter 0,002% des Listen­preises anzusetzen - höchs­tens jedoch für 180 Tage.

Bei einer Einzel­be­wer­tung hat der Arbeit­nehmer seinem Arbeit­geber für jeden Kalen­der­monat schrift­lich zu erklären, an welchen Tagen (mit Datums­an­gabe) er das betrieb­liche Kraft­fahr­zeug tatsäch­lich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte genutzt hat. Es reicht nicht aus, nur die Anzahl der Tage anzugeben. Es sind aber keine Angaben erfor­der­lich, wie der Arbeit­nehmer an den anderen Arbeits­tagen zur ersten Tätig­keits­stätte gelangt ist. Arbeits­tage, an denen der Arbeit­nehmer das betrieb­liche Kraft­fahr­zeug für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte mehrmals benutzt, sind bei der Einzel­be­wer­tung nur einmal zu erfassen. Der Arbeit­geber hat diese Erklä­rungen des Arbeit­neh­mers als Belege zum Lohnkonto aufzu­be­wahren.

Aus Verein­fa­chungs­gründen ist es nicht zu beanstanden, wenn für den Lohnsteu­er­abzug jeweils die Erklä­rung des Vormo­nats zugrunde gelegt wird. Der Arbeit­geber hat den Lohnsteu­er­abzug nach den Erklä­rungen des Arbeit­neh­mers durch­zu­führen, sofern nicht erkennbar ist, dass der Arbeit­nehmer unrich­tige Angaben gemacht hat. Es bestehen jedoch keine Ermitt­lungs­pflichten des Arbeit­ge­bers. Wird im Lohnsteu­er­ab­zugs­ver­fahren eine Einzel­be­wer­tung der tatsäch­li­chen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte vorge­nommen, so hat der Arbeit­geber für alle dem Arbeit­nehmer überlas­senen betrieb­li­chen Kraft­fahr­zeuge eine jahres­be­zo­gene Begren­zung auf insge­samt 180 Fahrten vorzu­nehmen. Eine monat­liche Begren­zung auf 15 Fahrten ist ausge­schlossen.