Reise­kosten: Mahlzeiten im Beför­de­rungs­preis

Reise­kosten von Unter­neh­mern sind zum Teil anders abzurechnen als bei Arbeit­neh­mern. Bei Arbeit­neh­mern wird die Verpfle­gungs­pau­schale gekürzt, wenn der Arbeit­geber die Kosten für eine Mahlzeit übernimmt. Beim Unter­nehmer erfolgt die Abrech­nung anders. Ist im Preis der Beför­de­rung des Unter­neh­mers, z. B. bei Flügen, eine Mahlzeit enthalten, ohne dass die Flugge­sell­schaft dafür einen Preis ausweist, müssen die Kosten für diese Mahlzeit pauschal aus dem Flugpreis heraus­ge­rechnet werden. „Unent­gelt­liche“ Mahlzeiten sind aus den Beför­de­rungs­kosten mit 20% oder 40% einer vollen Verpfle­gungs­pau­schale heraus­zu­rechnen.

Ist im Flugpreis ein Snack enthalten, ist es regel­mäßig nicht möglich, den Flug ohne "Snack" zu buchen. Bei Online-Buchungen gibt es in der Regel keine Möglich­keit, den Snack als Einzel­leis­tung abzube­stellen. Der Unter­nehmer muss die Beför­de­rungs­kosten kürzen, wenn es sich um eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abend­essen) handelt.

In diesem Zusam­men­hang ist zu beachten, dass es sich nur dann um eine Mahlzeit handelt, wenn ein Brötchen bzw. Sandwich zumin­dest mit Wurst oder Käse belegt ist und zusammen mit einem Getränk gereicht wird. Kaffee, Kuchen und Gebäck am Nachmittag sind nicht als Mahlzeit einzu­stufen, sodass kein Verpfle­gungs­an­teil aus dem Beför­de­rungs­preis heraus­zu­rechnen ist. Auch kleine Tüten mit Chips, Salzge­bäck, Schoko­waf­feln, Müsli­riegel und vergleich­bare andere Knabbe­reien, wie sie z. B. auf inner­deut­schen Flügen oder Kurzstre­cken­flügen gereicht werden, erfüllen nicht die Krite­rien für eine Mahlzeit, sodass dann eine Kürzung des Beför­de­rungs­preises nicht vorzu­nehmen ist. Nur wenn es sich um eine Mahlzeit handelt, müssen die Kosten aus dem Flugpreis pauschal heraus­ge­rechnet werden.

Praxis-Beispiel:
Ein Unter­nehmer aus Köln unter­nimmt eine Geschäfts­reise nach Berlin. Er fliegt morgens nach Berlin und am Abend wieder zurück. Für den Hin- und Rückflug zahlt er 178,50 €. Während des Fluges erhält er (ohne zusätz­liche Berech­nung) jeweils ein belegtes Sandwich mit einem Getränk. Die Situa­tion sieht wie folgt aus:

Der Gesamt­be­trag ist somit wie folgt zu buchen:
25,81 € + 2,69 € = 28,50 € auf das Konto Vorsteu­er­abzug
16,80 € : 1,19 = 14,11 € auf das Konto Privat­ent­nahme
135,89 € auf das Konto Reisekosten/​Fahrtkosten Unter­nehmer

Zusätz­lich kann der Unter­nehmer eine Verpfle­gungs­pau­schale von 14 € geltend machen, weil er mehr als 8 Stunden auswärts tätig war.