Der Arbeit­geber entscheidet, ob und in welchem Umfang sein Arbeit­nehmer den betrieb­li­chen Telefon­an­schluss für private Zwecke nutzen darf. Insbe­son­dere bei einem Ehegatten-Arbeits­ver­hältnis sollten hierbei klare Verein­ba­rungen getroffen werden. Arbeit­geber wenden ihren Arbeit­neh­mern einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betrieb­liche Daten­ver­ar­bei­tungs­ge­räte (z. B. PC, Notebooks und Telekom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­räte) privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist lohnsteu­er­frei. Diese Steuer­frei­heit umfasst auch die private Nutzung von Software (System­pro­gramme und Anwen­dungs­pro­gramme), die der Arbeit­geber kostenlos oder verbil­ligt seinem Arbeit­nehmer zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeit­ge­bers oder Arbeit­neh­mers befindet. Das gilt aller­dings nur für die Software, die im Unter­nehmen des Arbeit­ge­bers einge­setzt wird.

Arbeit­nehmer dürfen den betrieb­li­chen Telefon­an­schluss steuer­frei nutzen. Das gilt auch für die Überlas­sung eines betrieb­li­chen Handys. Das bedeutet aber, dass der Handy­ver­trag auf den Namen des Unter­neh­mens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privat­ge­spräche des Arbeit­neh­mers immer steuer­frei, und zwar auch dann, wenn der Arbeit­nehmer das Handy fast ausschließ­lich privat nutzen sollte. Aufzeich­nungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erfor­der­lich. Steuer­lich gibt es zwei unter­schied­liche Varianten, die der Arbeit­geber mit seinem Arbeit­nehmer verein­baren kann:

  • Lässt der Arbeit­geber die private Telefon­nut­zung zu, wendet er seinem Arbeit­nehmer einen lohnsteu­er­freien geldwerten Vorteil zu.
  • Erstattet der Arbeit­geber seinem Arbeit­nehmer Aufwen­dungen für betrieb­liche Gespräche, die er von seinem privaten Anschluss geführt hat, dann sind auch diese steuer­frei.

Erstattet der Arbeit­geber seinem Arbeit­nehmer die Aufwen­dungen für betrieb­liche Gespräche vom privaten Telefon­an­schluss, gibt es wiederum 2 Möglich­keiten, den Erstat­tungs­be­trag zu ermit­teln.

1. Der Arbeit­geber darf den Teil der Telefon- und Inter­net­kosten steuer­frei erstatten, der auf die betrieb­liche bzw. beruf­liche Nutzung entfällt. Damit der Betrag nicht in jedem Monat mühsam ermit­telt werden muss, kann ein Durch­schnitts­be­trag zugrunde gelegt werden. Dieser ergibt sich aus den Aufzeich­nungen des Arbeit­neh­mers über einen reprä­sen­ta­tiven Zeitraum von 3 Monaten. Dieser Betrag kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhält­nisse wesent­lich verän­dern.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeit­nehmer zahlt für seinen Telefon­an­schluss eine monat­liche Flatrate von 30 €. Er zeichnet über einen Zeitraum von 3 Monaten seine betrieb­li­chen und privaten Telefon­ge­spräche auf. Danach liegt der Durch­schnitt der betrieb­li­chen Gespräche bei 42%. Diesen Prozent­satz legt der nicht nur für die 3 Monate, sondern auch für die folgenden Monate zugrunde. Er erstattet seinem Arbeit­nehmer lohnsteuer- und sozial­ver­si­che­rungs­frei Monat für Monat 30 € × 42% = 12,60 €. Die Aufzeich­nungen über den reprä­sen­ta­tiven Zeitraum von 3 Monaten und alle Telefon­rech­nungen muss der Arbeit­geber zusammen mit dem Lohnkonto seines Arbeit­neh­mers aufbe­wahren.

2. Fallen beim Privat­an­schluss des Arbeit­neh­mers erfah­rungs­gemäß beruf­lich veran­lasste Telekom­mu­ni­ka­ti­ons­auf­wen­dungen an, darf der Arbeit­geber aus Verein­fa­chungs­gründen pauschal bis zu 20% des Rechnungs­be­trags, höchs­tens jedoch 20 € im Monat, steuer­frei erstatten. Aufzeich­nungen sind nicht erfor­der­lich.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeit­nehmer führt von seinem privaten Telefon­an­schluss betrieb­liche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monat­liche Flatrate von 30 €. Der Arbeit­geber darf ihm pro Monat 30 € × 20 % = 6,00 € lohnsteu­er­frei erstatten.

Alter­na­tive: Telefo­niert der Arbeit­nehmer häufig aus beruf­li­chen Gründen von zu Hause aus, kann der Arbeit­geber den Telefon­an­schluss in der Wohnung seines Arbeit­neh­mers als seinen betrieb­li­chen Telefon­an­schluss instal­lieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefon­ge­sell­schaft rechnet dann unmit­telbar mit dem Unter­nehmer ab, der die Kosten zu 100% als Betriebs­aus­gaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeit­nehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteu­er­frei.

Betrieb­li­ches Mobil­te­lefon
Die beste und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unter­nehmer seinem Arbeit­nehmer ein betrieb­li­ches Mobil­te­lefon zur Nutzung überlässt. Eine eventu­elle private Nutzung schränkt weder den Betriebs­aus­ga­ben­abzug ein, noch muss der Arbeit­nehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.

Quelle:EStG | Gesetz­liche Regelung | § 3 Nr. 45 | 19-09-2024