Bei den Kassenaufzeichnungen ist es entscheidend, dass die Grundaufzeichnungen stimmen und beweiskräftig sind. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung geht das Finanzamt regelmäßig davon aus, dass die Bareinnahmen nicht vollständig erfasst worden sind. Das ist insbesondere kritisch bei Unternehmen, deren Betriebseinnahmen zu einem großen Teil aus Bareinnahmen bestehen. Unternehmen müssen hinsichtlich der Kassenführung Folgendes beachten:
- Es ist nach wie vor zulässig, die Bareinnahmen ohne Registrierkasse zu ermitteln, z. B. mithilfe von Tageskassenberichten oder mithilfe eines Kassenbuchs.
- Die Bareinnahmen werden mithilfe eines elektronischen Kassensystems ermittelt, wobei die Anforderungen erfüllt werden müssen, die sich aus dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" ergeben.
Der Unternehmer kann somit frei entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder mit einer elektronischen Registrierkasse oder mit einer PC-Kasse erfasst. Es ist niemand zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet. Wer bisher nur eine offene Ladenkasse geführt hat, kann diese auch weiterhin führen. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, das zu ändern. Es ist sogar möglich, dass der Unternehmer von der bisherigen elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse wechselt. Die Finanzverwaltung kann niemanden verpflichten, eine elektronische Kasse zu führen.
Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind nach § 146 AO einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Die Einzelaufzeichnungspflicht besteht immer, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem gemäß § 146a AO verwendet. Fazit: Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung kann nur bei einer offenen Ladenkasse entfallen.
Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nach dem Anwendungserlass zur AO nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist durch den Steuerpflichtigen nachzuweisen. Wichtig! Diese Aussage wurde nunmehr im Anwendungserlass zur AO ergänzt, sodass die Zumutbarkeit nicht gesondert zu prüfen ist, wenn die übrigen Voraussetzungen vorliegen.
Das bedeutet in der Praxis, dass der Steuerpflichtige
- bei einer offenen Ladenkasse die Zumutbarkeit der Einzelaufzeichnungen nicht belegen muss,
- aber weiterhin nachzuweisen hat, dass er Waren (oder Dienstleistungen) an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft hat.
