Länger­fris­tige Auswärts­tä­tig­keiten von Arbeit­neh­mern

Wenn Arbeit­nehmer über einen längeren Zeitraum auswärts tätig sind, muss zunächst festge­stellt werden, ob am neuen Tätig­keitsort auch eine neue erste Tätig­keits­stätte entsteht. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine Auswärts­tä­tig­keit. Es gelten dann die Grund­sätze, die bei der Abrech­nung von Reise­kosten anzuwenden sind. Folgendes ist zu beachten: 

• Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen sind nur für 3 Monate in Höhe der pauschalen Sätze abziehbar.
• Nach Ablauf von 48 Monaten wird der Abzug der Übernach­tungs­kosten bzw. der Kosten für eine Wohnung am Ort der auswär­tigen Tätig­keit (entspre­chend der Regelung zur doppelten Haushalts­füh­rung) auf 1.000 € pro Monat begrenzt.
• Bei einer auswär­tigen Tätig­keit sind die Fahrt­kosten voll abziehbar (entweder in Höhe der tatsäch­li­chen Kosten oder pauschal mit 0,30 € pro gefah­renem Kilometer).

Praxis-Beispiel:
Ein Bauun­ter­nehmer setzt seinen Arbeit­nehmer auf einer Großbau­stelle in Essen ein. Der Arbeit­nehmer ist dort für 6 Monate tätig. Anschlie­ßend arbeitet er auf einer anderen Baustelle. Der Arbeit­nehmer fährt jeweils unmit­telbar von seiner Wohnung zur Baustelle, ohne den Betrieb seines Arbeit­ge­bers aufzu­su­chen.

Konse­quenz: Der Arbeit­nehmer hat auf der Großbau­stelle in Essen keine erste Tätig­keits­stätte. Er wird an ständig wechselnden Einsatz­stellen tätig und übt somit eine auswär­tige Tätig­keit aus, die nach Reise­kos­ten­grund­sätzen abzurechnen ist.

Praxis-Beispiel (Abord­nung über längere Zeit)
Der Arbeit­geber beschäf­tigt einen Arbeit­nehmer in seiner Nieder­las­sung in Bonn. Diesen Arbeit­nehmer ordnet er für 3 Jahre nach München ab, damit er die dortige Nieder­las­sung den verän­derten struk­tu­rellen Verhält­nissen anpasst.

Konse­quenz: Die Abord­nung nach München ist vorüber­ge­hend, sodass während der gesamten Zeit eine auswär­tige Tätig­keit vorliegt.

• Die Verpfle­gungs­pau­schalen können jedoch nur für die ersten 3 Monate steuer­frei erstattet werden.
• Die Fahrt­kosten sind unein­ge­schränkt erstat­tungs­fähig, und zwar die Fahrten zwischen Bonn und München und von der Unter­kunft in München bis zur Nieder­las­sung und zurück.
• Der Arbeit­geber zahlt die Kosten der Unter­kunft. Die Einschrän­kung auf 1.000 € pro Monat, die bei einer doppelten Haushalts­füh­rung zu beachten ist, gilt nur, wenn der Zeitraum von 48 Monaten überschritten wird.

Praxis-Beispiel (Verlän­ge­rung der Abord­nung):
Ein EDV-Spezia­list ist in der Nieder­las­sung seines Arbeit­ge­bers in Bonn beschäf­tigt. Der Arbeit­geber setzt diesen Arbeit­nehmer für 3 Jahre in seiner Nieder­las­sung in Hamburg ein, um dort ein neues EDV-System aufzu­bauen. Kurz vor Ablauf der 3 Jahre verlän­gert sich wegen techni­scher Schwie­rig­keiten der Aufent­halt um 15 Monate. Der Zeitraum von 48 Monaten wird nicht überschritten, weil es auf den Zeitpunkt der Verlän­ge­rung (15 Monate) ankommt.

Konse­quenzen: Die Tätig­keit in Hamburg war für 36 Monate = 3 Jahre geplant. Das ist entschei­dend. Die Verlän­ge­rung um 15 Monate führt nicht dazu, dass ein zusam­men­hän­gender Zeitraum von 51 Monaten entsteht, sodass aus der Nieder­las­sung in Hamburg keine erste Tätig­keits­stätte wird. Bei der Tätig­keit in Hamburg handelt es sich somit – trotz der Verlän­ge­rung – um eine auswär­tige Tätig­keit, die während der gesamten Zeit vorliegt.

Praxis-Beispiel (Auswär­tige Tätig­keit auf Dauer)
Eine Wirtschafts­prü­fungs­ge­sell­schaft aus Köln hat Mandanten im Raum Nürnberg. Die Wirtschafts­prü­fungs­ge­sell­schaft stellt einen Arbeit­nehmer aus Nürnberg ein, der ausschließ­lich für diese Mandanten arbeitet. Es erfolgt keine Zuord­nung zum Standort in Köln.

Konse­quenz: Der Arbeit­nehmer fährt nur gelegent­lich nach Köln und begründet dort keine erste Tätig­keits­stätte. Er begründet, weil er für mehrere Kunden tätig wird, auch keine erste Tätig­keits­stätte bei den Kunden im Raum Nürnberg. Der Arbeit­nehmer übt dauer­haft eine auswär­tige Tätig­keit aus.