Unter­nimmt ein Arbeit­nehmer eine gemischte Geschäfts­reise, ist wie folgt zu unter­scheiden:

  • Der Arbeit­nehmer unter­nimmt die Geschäfts­reise auf Anord­nung seines Arbeit­ge­bers, der auch die Kosten der Geschäfts­reise übernimmt.
  • Der Arbeit­nehmer unter­nimmt eine Geschäfts­reise außer­halb seiner Arbeits­zeit und trägt die Aufwen­dungen selbst. Er kann seine beruf­li­chen Aufwen­dungen als Werbungs­kosten geltend machen.

Kombi­niert der Arbeit­nehmer, der die Aufwen­dungen selbst trägt, seine auswär­tige Tätig­keit mit einem privaten Urlaub, dann teilt er seine Aufwen­dungen, wie z. B. die Fahrt­kosten, die sowohl den privaten als auch den betrieb­li­chen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten auf, die auf den privaten und den betrieb­li­chen Aufent­halt entfallen.

Beauf­tragt der Unter­nehmer seinen Arbeit­nehmer, für ihn einen beruf­li­chen Termin wahrzu­nehmen, darf der Arbeit­geber die Fahrt­kosten immer zu 100% lohnsteu­er­frei erstatten. Daran ändert sich nichts, wenn der Arbeit­nehmer den beruf­li­chen Pflicht­termin mit einem vorher­ge­henden oder nachfol­genden Privat­auf­ent­halt verbindet. Es spielt keine Rolle, ob der private Teil der Reise kürzer oder länger ist als der beruf­liche Teil.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeit­geber schickt seinen Arbeit­nehmer zu einer Konfe­renz über E-Mail-Marke­ting, die von Montag bis Freitag in Miami (Florida) statt­findet. Der Arbeit­nehmer reist bereits am Sonntag mit dem Flugzeug an. Im Anschluss an diese Konfe­renz macht er 2 Wochen Urlaub in Naples (Florida). Er fliegt anschlie­ßend wieder nach Deutsch­land zurück.
Ergebnis: Der Arbeit­geber darf seinem Arbeit­nehmer die Flugkosten (Hin- und Rückflug) unein­ge­schränkt lohnsteuer- und sozial­ver­si­che­rungs­frei erstatten. Er wendet seinem Arbeit­nehmer keinen geldwerten Vorteil zu und muss auch nicht kontrol­lieren, ob der Arbeit­nehmer seinen beruf­li­chen Pflicht­termin mit einem vorher­ge­henden oder nachfol­genden Privat­auf­ent­halt verbindet.

Immer dann, wenn der Unter­nehmer seinen Arbeit­nehmer beauf­tragt, die Reise zu unter­nehmen, bringt die Kombi­na­tion mit Urlaub keinen Nachteil. Das muss auch für den Gesell­schafter-Geschäfts­führer gelten, der Arbeit­nehmer seiner GmbH ist. Auch wenn Arbeit­nehmer- und Arbeit­ge­ber­in­ter­essen sich überschneiden, kommt es entschei­dend darauf an, dass der Gesell­schafter-Geschäfts­führer steuer­lich als Arbeit­nehmer einzu­stufen ist. Steuer­lich ist er dann wie jeder andere Arbeit­nehmer zu behan­deln.

Arbeit­neh­mer­reise mit freien Tagen zwischen den geschäft­li­chen Terminen
Es handelt sich aller­dings insge­samt um einen geschäft­li­chen Termin, wenn zwischen mehreren Terminen freie Tage liegen. Das ist auch dann der Fall, wenn der Arbeit­nehmer einen beruf­li­chen Termin unter­bre­chen muss und dadurch mehrere freie Tage entstehen.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeit­geber schickt seinen Arbeit­nehmer nach Boston, um dort mit einem ameri­ka­ni­schen Unter­nehmer über den Verkauf von Maschinen zu verhan­deln. Der ameri­ka­ni­sche Unter­nehmer lässt das Angebot prüfen, was 2 Tage dauert. Nach Beginn der 2. Verhand­lungs­runde legt der ameri­ka­ni­sche Unter­nehmer seine Bedin­gungen vor, unter denen er den Vertrag abschließen möchte. Jetzt muss der deutsche Arbeit­nehmer diese Vorschläge in Deutsch­land prüfen lassen, was wiederum 2 Tage dauert. Erst dann können die Verhand­lungen abgeschlossen werden. Anschlie­ßend fliegt der Arbeit­nehmer wieder nach Deutsch­land zurück.
Die freien Tage hat der Arbeit­nehmer genutzt, um sich Boston anzusehen. Da die verhand­lungs­freien Tage nicht vermeidbar waren, ist auch die Warte­zeit betrieb­lich veran­lasst. Es handelt sich also insge­samt um eine betrieb­liche Reise, auch wenn der Arbeit­nehmer die freien Tage genutzt hat, um Sehens­wür­dig­keiten in der Umgebung zu besuchen.

Quelle:BFH | Urteil | VI R 32/03 | 17-08-2005