Der Begriff Gutschrift wird unter­schied­lich verwendet, und zwar dann, wenn

  • der Rechnungs­aus­steller den Rechnungs­be­trag ganz oder teilweise wieder gutschreibt; die Gutschrift ist dann als Korrektur der ursprüng­li­chen Rechnung anzusehen,
  • nicht derje­nige, der die Leistung erbringt, abrechnet, sondern derje­nige, der die Leistung erhalten hat (= umgekehrte Rechnung).

Im Sinne des Umsatz­steu­er­ge­setzes ist eine Gutschrift eine Rechnung, die vom Leistungs­emp­fänger ausge­stellt wird (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Unbeschadet der Verpflich­tungen nach Satz 1 Nr. 1 und 2 Satz 2 kann eine Rechnung von einem in Satz 1 Nr. 2 bezeich­neten Leistungs­emp­fänger für eine Liefe­rung oder sonstige Leistung des Unter­neh­mers ausge­stellt werden, sofern dies vorher verein­bart wurde (Gutschrift). Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermit­telten Dokument wider­spricht. Eine Rechnung kann im Namen und für Rechnung des Unter­neh­mers oder eines in Satz 1 Nr. 2 bezeich­neten Leistungs­emp­fän­gers von einem Dritten ausge­stellt werden.

Diese Gutschrift ist nur dann wirksam, wenn 

  • der leistende Unter­nehmer (= Empfänger der Gutschrift) zum geson­derten Ausweis der Umsatz­steuer berech­tigt ist (also z. B. kein Klein­un­ter­nehmer oder keine Privat­person ist),
  • beide Parteien einver­standen sind, dass die Liefe­rung oder sonstige Leistung im Gutschrift­ver­fahren abgerechnet wird und
  • die Gutschrift alle gesetz­lich vorge­schrie­benen Angaben enthält, die eine Rechnung enthalten muss. Die Gutschrift muss die Steuer­nummer bzw. Umsatz­steuer- Identi­fi­ka­ti­ons­nummer des Unter­neh­mers enthalten, der die Leistung erbracht hat.

Die Gutschrift verliert ihre Wirkung, wenn der Empfänger der Gutschrift dem geson­derten Steuer­aus­weis wider­spricht.

Praxis-Beispiel:
Ein Journa­list schreibt regel­mäßig Artikel für eine Tages­zei­tung. Der Zeitungs­verlag rechnet mit ihm in der Form der Gutschrift ab. Sein Honorar beträgt 500 € zuzüg­lich 7% = 35 € Umsatz­steuer. Der Zeitungs­verlag übersendet ihm eine Gutschrift mit Rechnungs- und Steuer-Nummer, z. B. wie folgt:

Rechnungs­nummer:  2-2023-004183
Steuer-Nummer des Journa­listen: 222/5247/0027

In der Gutschrift müssen außerdem noch die folgenden Angaben enthalten sein

  • der Verlag und der Journa­list mit Namen und Anschrift,
  • Datum der Gutschrift, Art und Umfang und Zeitpunkt der sonstigen Leistung,
  • das Netto­ent­gelt, der anzuwen­dende Steuer­satz und der Betrag der Umsatz­steuer.

Der Empfänger der Gutschrift hat die Leistung erbracht und muss die Umsatz­steuer von 35 € ans Finanzamt zahlen.
Alter­na­tive: Der Autor ist Privat­person oder Klein­un­ter­nehmer. Die Abrech­nung kann ebenfalls in der Form der Gutschrift erfolgen – aller­dings ohne Ausweis der Umsatz­steuer.

Gutschrift als Rechnungs­kor­rektur
Anders ist die Situa­tion, wenn der Leistungs­emp­fänger eine Rechnung erhalten hat, die anschlie­ßend mit einer Gutschrift korri­giert wird.

Praxis-Beispiel:
Der Kunde hat Ware für 1.000 € zuzüg­lich Umsatz­steuer bestellt. Mit der Liefe­rung erhält er eine Rechnung über 1.000 € zuzüg­lich 19% = 190 € Umsatz­steuer. Bei der Liefe­rung war ein Teil der Ware beschä­digt. Der Kunde einigt sich mit dem Liefe­ranten darauf, dass er statt der 1.000 € nur noch 800 € zahlen muss. Er erhält vom Liefe­ranten eine Gutschrift über 200 € zuzüg­lich 38 € Umsatz­steuer. Diese Gutschrift korri­giert das Entgelt und die Umsatz­steuer der ursprüng­li­chen Rechnung. Diese Gutschrift ist also keine vollstän­dige Rechnung. Das heißt, der Liefe­rant nimmt unter Angabe der Rechnungs­nummer Bezug auf die ursprüng­liche Rechnung. Die Angabe einer Steuer­nummer ist, da es sich um eine Berich­ti­gung handelt, nicht noch einmal erfor­der­lich. 

Quelle: UStG | Gesetz­liche Regelung | § 14 Abs. 2, 4 | 24-08-2023