Nutzt ein Unternehmer seinen Pkw maximal bis zu 50% für betriebliche Fahrten (einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb), gehört das Fahrzeug nicht zum notwendigen Betriebsvermögen. In diesem Fall darf die unbürokratische 1% Methode nicht angewendet werden, weil diese nur angewendet werden darf, wenn der PKW zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird.
Der Unternehmer hat das Wahlrecht,
- den PKW seinem gewillkürten Betriebsvermögen zuzuordnen. Konsequenz: Er zieht alle Kfz-Kosten als Betriebsausgaben ab und muss seinen Gewinn in Höhe der Kosten erhöhen, die auf Privatfahrten entfallen.
- den PKW seinem Privatvermögen zuzuordnen. Konsequenz: Er kann alle Kosten, die auf die betrieblichen Fahrten entfallen, als Betriebsausgaben abziehen und zwar entweder pauschal mit 0,30 € pro gefahrenen Kilometer oder mit den anteiligen tatsächlichen Kosten.
Einheitliche Zuordnung bei der Einkommen- und Umsatzsteuer: Der Unternehmer kann den Pkw seinem umsatzsteuerlichen Unternehmen zuordnen, wenn die unternehmerische Nutzung mindestens 10% beträgt. Behandelt der Unternehmer den PKW gleichzeitig als gewillkürtes Betriebsvermögen, ist es buchungstechnisch einfach, weil die umsatzsteuerliche und einkommensteuerliche Handhabung übereinstimmt.
Nachweis der Kfz-Kosten im Jahresabschluss: Bei der Zuordnung zum gewillkürten Betriebsvermögen reicht es aus, Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten zu machen. Dieses Ergebnis kann dann der Besteuerung dauerhaft zugrunde gelegt werden, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich verändern. Nachteil: Es muss in Kauf genommen werden, dass bei einer Veräußerung oder Privatentnahme die stillen Reserven (= Verkehrswert abzüglich Buchwert lt. Anlageverzeichnis) zu versteuern sind.
Wie die betriebliche Nutzung glaubhaft gemacht werden kann: Der Unternehmer hat den Umfang der betrieblichen Nutzung in jeder geeigneten Form darzulegen und glaubhaft zu machen. Die Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen können zur Glaubhaftmachung herangezogen werden. Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden, kann der Unternehmer die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen und zusammenhängenden Zeitraum von 3 Monaten glaubhaft machen.
Formloses Aufzeichnen zum Beweis der betrieblichen Nutzung: Die formlosen Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum von 3 Monaten sind einfacher als das Führen eines Fahrtenbuchs. Das Ergebnis dieser Aufzeichnungen dient nicht nur zum Nachweis, ob die 50%-Grenze über- oder unterschritten wird. Wird die 50%-Grenze für betriebliche Fahrten nicht überschritten, kann der Prozentsatz zugrunde gelegt werden, den der Unternehmer über den repräsentativen 3-Monatszeitraum ermittelt hat.
Jahresabschluss Pkw-Umsatzsteuer: Führt der Unternehmer steuerpflichtige Umsätze aus, erhöht die private Nutzung nicht nur den Gewinn, sondern auch die Belastung mit Umsatzsteuer. Wie bei einem Fahrtenbuch sind die Kfz-Kosten im Verhältnis der betrieblich und privat gefahrenen Kilometer aufzuteilen. Der Umsatzsteuer unterliegen jedoch nur die anteiligen Kosten für Privatfahrten, bei denen zuvor ein Vorsteuerabzug beansprucht werden konnte.
