Ein Wechsel von der 1%-Methode zum Fahrtenbuch und ist regelmäßig nur zum Jahreswechsel möglich. Ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, wendet die Finanzverwaltung automatisch die 1%-Methode an. Es ist aufwendig, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen. Unternehmer/Freiberufler sollten diesen Aufwand deshalb auch nur dann betreiben, wenn ihnen das Fahrtenbuch finanzielle Vorteile bringt. Ein Fahrtenbuch ist in der Regel dann vorteilhafter, wenn der Umfang der Privatfahrten niedrig ist.
Ein Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die Eintragungen vollständig und richtig sind. Das Finanzamt darf allerdings auch nicht zu pingelig sein. Daher hat auch der BFH geurteilt: kleinere Fehler sind unschädlich.
Diese Anforderungen sollte das Fahrtenbuch erfüllen:
- Das Fahrtenbuch muss zeitnah erstellt werden (ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch ist steuerlich nicht anzuerkennen).
- Es muss in geschlossener Form geführt werden (lose Blätter reichen nicht, es muss geheftet in Buchform vorliegen).
- Jede betriebliche Fahrt ist einzeln zu erfassen.
- Der Kilometerstand ist bei Beginn und Ende der jeweiligen Fahrt anzugeben (für bestimme Branchen gibt es Erleichterungen).
- Teilabschnitte dürfen zu einer Eintragung verbunden werden. Die einzelnen Kunden und Geschäftspartner sind in der Reihenfolge festzuhalten, in der sie aufgesucht worden sind.
- Wird eine berufliche Fahrt durch eine Privatfahrt unterbrochen, z. B. am Ende eines Teilabschnitts, ist der Gesamtkilometerstand jeweils zu Beginn und am Ende der Unterbrechung auszuweisen.
- Die Aufzeichnungen müssen in hinreichendem Maße vollständig und richtig sein, sodass sie mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüft werden können.
- Ist das Fahrtenbuch im Wesentlichen materiell richtig, dann ist es auch ordnungsgemäß, wenn formelle Unregelmäßigkeiten vorhanden sind.
- Ein einzelner Fehleintrag bzw. wenige Fehleintragungen ohne größere Auswirkungen sind ohne Bedeutung. Das ist z. B. der Fall, wenn die Kilometerangaben laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnung nicht exakt übereinstimmen (erfahrungsgemäß sind Werkstattangaben oft ungenau) oder wenn die Kilometerangaben nicht mit den Daten eines Routenplaners übereinstimmen, weil niemand verpflichtet ist, die laut Routenplaner vorgegebene kürzeste Strecke zu wählen oder wenn eine einzelne Fahrt nicht ins Fahrtenbuch eingetragen wurde, für die eine Tankquittung vorhanden ist.
Die Finanzverwaltung darf keine Forderungen aufstellen, die in der Praxis nicht umsetzbar sind. Wenn jemand aus privaten Gründen eine andere (längere) Strecke gewählt hat, um den Zielpunkt der auswärtigen Tätigkeit zu erreichen, dann sind die privat veranlassten Mehr-Kilometer auszuweisen. Aber hierbei gibt es in der Regel keinen Anfangs- und auch keinen Endpunkt, der mit einem Kilometerstand definiert werden könnte. Es ist einzig und allein feststellbar, um wieviel Kilometer die Umwegfahrt länger ist als die kürzeste bzw. schnellste Strecke. Das heißt, der Unternehmer fährt einen Umweg, dessen Beginn und Ende nicht spezifiziert werden kann. Somit sind nur die Mehrkilometer als Privatfahren zu erfassen. Etwas anderes kann nur gelten, wenn der Unternehmer die Strecke zum Zielort der auswärtigen Tätigkeit an einem Punkt verlässt und später wieder an dieselbe Stelle zurückkehrt, um die betriebliche Fahrt fortzusetzen. Dann ist die private Fahrt kilometermäßig abgrenzbar.
Hinweis: Jeder, der ein Fahrtenbuch führt, weiß wie schnell – trotz größter Sorgfalt – Fehler unterlaufen können. Bei kleinen Fehlern muss das Finanzamt großzügig sein, d.h., das Fahrtenbuch ist auch bei geringfügigen Mängeln anzuerkennen. Außerdem darf die Finanzverwaltung nur etwas verlangen, was tatsächlich möglich ist. Fährt der Unternehmer nicht zu dem Punkt zurück, an dem er die berufliche Strecke verlassen hat, kann der Umweg nur kilometermäßig, nicht aber mit Anfangs- und Endkilometer angegeben werden. Es besteht dann kein Anlass, das Fahrtenbuch zu verwerfen. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann sinnvoll sein, weil alle Strecken automatisch festgehalten werden. Es sind dann nur noch die übrigen Angaben zu ergänzen.
