Ein Wechsel von der 1%-Methode zum Fahrten­buch und ist regel­mäßig nur zum Jahres­wechsel möglich. Ist das Fahrten­buch nicht ordnungs­gemäß, wendet die Finanz­ver­wal­tung automa­tisch die 1%-Methode an. Es ist aufwendig, ein ordnungs­ge­mäßes Fahrten­buch zu führen. Unternehmer/​Freibe­rufler sollten diesen Aufwand deshalb auch nur dann betreiben, wenn ihnen das Fahrten­buch finan­zi­elle Vorteile bringt. Ein Fahrten­buch ist in der Regel dann vorteil­hafter, wenn der Umfang der Privat­fahrten niedrig ist.

Ein Fahrten­buch ist nur dann ordnungs­gemäß, wenn die Eintra­gungen vollständig und richtig sind. Das Finanzamt darf aller­dings auch nicht zu pingelig sein. Daher hat auch der BFH geurteilt: kleinere Fehler sind unschäd­lich.

Diese Anfor­de­rungen sollte das Fahrten­buch erfüllen:

  • Das Fahrten­buch muss zeitnah erstellt werden (ein nachträg­lich erstelltes Fahrten­buch ist steuer­lich nicht anzuer­kennen).
  • Es muss in geschlos­sener Form geführt werden (lose Blätter reichen nicht, es muss geheftet in Buchform vorliegen).
  • Jede betrieb­liche Fahrt ist einzeln zu erfassen.
  • Der Kilome­ter­stand ist bei Beginn und Ende der jewei­ligen Fahrt anzugeben (für bestimme Branchen gibt es Erleich­te­rungen).
  • Teilab­schnitte dürfen zu einer Eintra­gung verbunden werden. Die einzelnen Kunden und Geschäfts­partner sind in der Reihen­folge festzu­halten, in der sie aufge­sucht worden sind.
  • Wird eine beruf­liche Fahrt durch eine Privat­fahrt unter­bro­chen, z. B. am Ende eines Teilab­schnitts, ist der Gesamt­ki­lo­me­ter­stand jeweils zu Beginn und am Ende der Unter­bre­chung auszu­weisen.
  • Die Aufzeich­nungen müssen in hinrei­chendem Maße vollständig und richtig sein, sodass sie mit vertret­barem Aufwand auf ihre materi­elle Richtig­keit hin überprüft werden können.
  • Ist das Fahrten­buch im Wesent­li­chen materiell richtig, dann ist es auch ordnungs­gemäß, wenn formelle Unregel­mä­ßig­keiten vorhanden sind.
  • Ein einzelner Fehlein­trag bzw. wenige Fehlein­tra­gungen ohne größere Auswir­kungen sind ohne Bedeu­tung. Das ist z. B. der Fall, wenn die Kilome­ter­an­gaben laut Fahrten­buch und Werkstatt­rech­nung nicht exakt überein­stimmen (erfah­rungs­gemäß sind Werkstatt­an­gaben oft ungenau) oder wenn die Kilome­ter­an­gaben nicht mit den Daten eines Routen­pla­ners überein­stimmen, weil niemand verpflichtet ist, die laut Routen­planer vorge­ge­bene kürzeste Strecke zu wählen oder wenn eine einzelne Fahrt nicht ins Fahrten­buch einge­tragen wurde, für die eine Tankquit­tung vorhanden ist.

Die Finanz­ver­wal­tung darf keine Forde­rungen aufstellen, die in der Praxis nicht umsetzbar sind. Wenn jemand aus privaten Gründen eine andere (längere) Strecke gewählt hat, um den Zielpunkt der auswär­tigen Tätig­keit zu errei­chen, dann sind die privat veran­lassten Mehr-Kilometer auszu­weisen. Aber hierbei gibt es in der Regel keinen Anfangs- und auch keinen Endpunkt, der mit einem Kilome­ter­stand definiert werden könnte. Es ist einzig und allein feststellbar, um wieviel Kilometer die Umwegfahrt länger ist als die kürzeste bzw. schnellste Strecke. Das heißt, der Unter­nehmer fährt einen Umweg, dessen Beginn und Ende nicht spezi­fi­ziert werden kann. Somit sind nur die Mehrki­lo­meter als Privat­fahren zu erfassen. Etwas anderes kann nur gelten, wenn der Unter­nehmer die Strecke zum Zielort der auswär­tigen Tätig­keit an einem Punkt verlässt und später wieder an dieselbe Stelle zurück­kehrt, um die betrieb­liche Fahrt fortzu­setzen. Dann ist die private Fahrt kilome­ter­mäßig abgrenzbar.

Hinweis: Jeder, der ein Fahrten­buch führt, weiß wie schnell – trotz größter Sorgfalt – Fehler unter­laufen können. Bei kleinen Fehlern muss das Finanzamt großzügig sein, d.h., das Fahrten­buch ist auch bei gering­fü­gigen Mängeln anzuer­kennen. Außerdem darf die Finanz­ver­wal­tung nur etwas verlangen, was tatsäch­lich möglich ist. Fährt der Unter­nehmer nicht zu dem Punkt zurück, an dem er die beruf­liche Strecke verlassen hat, kann der Umweg nur kilome­ter­mäßig, nicht aber mit Anfangs- und Endki­lo­meter angegeben werden. Es besteht dann kein Anlass, das Fahrten­buch zu verwerfen. Ein elektro­ni­sches Fahrten­buch kann sinnvoll sein, weil alle Strecken automa­tisch festge­halten werden. Es sind dann nur noch die übrigen Angaben zu ergänzen.

Quelle: Lohnsteuer-Richt­linie | Gesetz­liche Regelung | R 9.5 LStR | 15-09-2022