Das Pilot­ver­fahren mit der elektro­ni­schen Arbeits­un­fä­hig­keits­be­schei­ni­gung (eAU) endet. Ab Januar 2023 rufen Arbeit­geber die Arbeits­un­fä­hig­keits­daten erkrankter Mitar­bei­tender grund­sätz­lich elektro­nisch bei deren Kranken­kasse ab.

Ärzte übermit­teln AU-Daten an Kranken­kassen: Seit 2021 übermit­teln nicht nur Arzt- und Zahnarzt­praxen die Arbeits­un­fä­hig­keits­zeiten, sondern auch die Kranken­häuser die Zeiten eines statio­nären Aufent­halts im Rahmen der eAU an die Kranken­kassen. Auch bei gering­fügig Beschäf­tigten kann der Arbeit­geber eine eAU-Abfrage bei deren Kranken­kassen durch­führen. Die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Also muss der Arbeit­geber selbst in Erfah­rung bringen, bei welcher Kranken­kasse die Minijobber versi­chert sind. Diese Infor­ma­tion sollte er daher immer zu seinen Unter­lagen nehmen.

Techni­sche Voraus­set­zung für den Daten­aus­tausch: Um am eAU-Verfahren teilzu­nehmen, brauchen Arbeit­geber oder ihre Steuer­büros ein system­ge­prüftes Entgeltab­rech­nungs­pro­gramm, eine elektro­nisch gestützte system­ge­prüfte Ausfüll­hilfe oder ein system­un­ter­suchtes Zeiter­fas­sungs­system. Die Daten werden über den Kommu­ni­ka­ti­ons­server der gesetz­li­chen Kranken­ver­si­che­rung nach vorhe­riger Anfor­de­rung für die einzelnen Beschäf­tigten zur Verfü­gung gestellt. Dieser Prozess kann automa­ti­siert werden.

Je nach betrieb­li­cher Regelung ist eine AU-Beschei­ni­gung oft erst Pflicht, wenn Arbeit­neh­mende länger als drei Tage arbeits­un­fähig erkranken. Darüber hinaus übermit­teln die Ärzte die Daten gegebe­nen­falls erst am Abend des Tages der AU-Feststel­lung gesam­melt an die Kranken­kassen. Eine sofor­tige elektro­ni­sche Abfrage durch den Arbeit­geber ist nicht sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen wird ansonsten das Kennzei­chen „4“ zurück­ge­meldet: „eAU/​Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.

Organi­sa­to­ri­sche Voraus­set­zungen für den Daten­aus­tausch: Es empfiehlt sich, die betriebs­in­ternen Prozesse vor dem Start des elektro­ni­schen Verfah­rens zu prüfen und gegebe­nen­falls anzupassen. Wenn ein Abrech­nungs­dienst­leister beauf­tragt ist, muss geklärt sein, wer für den Abruf der eAU-Daten zuständig ist. 

Voraus­set­zungen für die Abruf­be­rech­ti­gung: Ein Abruf der elektro­ni­schen Arbeits­un­fä­hig­keits­mel­dung bei der Kranken­kasse darf durch den Arbeit­geber nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berech­tigt ist. Eine Berech­ti­gung liegt vor, sofern

  • für die angefragten Zeiträume ein Beschäf­ti­gungs­ver­hältnis bestand und
  • die Beschäf­tigten dem Arbeit­geber die abzuru­fende Arbeits­un­fä­hig­keit sowie deren voraus­sicht­liche Dauer vorab mitge­teilt haben.

Bei Mehrfach­be­schäf­tigten kann jeder Arbeit­geber die eAU-Daten abrufen. Das Ende der Entgel­tersatz­leis­tung können Arbeit­geber im Daten­aus­tausch Entgel­tersatz­leis­tungen (DTA EEL) mit dem Abgabe­grund „42 = Anfor­de­rung Ende Entgel­tersatz­leis­tung“ beim Sozial­ver­si­che­rungs­träger abfragen.

Das neue Verfahren gilt bisher nicht für:

  • Zeiten von Rehabi­li­ta­tions- und Vorsor­ge­maß­nahmen
  • Privat kranken­ver­si­cherte Arbeit­nehmer
  • Minijobs in Privat­haus­halten
  • Fälle, in denen die Feststel­lung der Arbeits­un­fä­hig­keit durch einen Arzt erfolgt, der oder die nicht an der vertrags­ärzt­li­chen Versor­gung teilnimmt – zum Beispiel bei Privat­praxen oder einer Behand­lung im Ausland.

Vorer­kran­kungs­ver­fahren: Bei wieder­holter Arbeits­un­fä­hig­keit eines Beschäf­tigten stellt sich dem Arbeit­geber die Frage der Anrechen­bar­keit von Vorer­kran­kungen auf die Entgelt­fort­zah­lung. Da dieser über keine Diagnosen verfügt, prüft die Kranken­kasse, ob auf Grund­lage der Angaben zur Diagnose in den Arbeits­un­fä­hig­keits­daten die Entgelt­fort­zah­lung im Krank­heits­fall wegen anrechen­barer Vorer­kran­kungs­zeiten für den Arbeit­neh­menden ausläuft. Die anrechen­baren Vorer­kran­kungen übermit­telt die Kranken­kasse an den betrof­fenen Arbeit­geber im Daten­aus­tausch Entgel­tersatz­leis­tungen (DTA EEL). Dies gilt jedoch nicht für gering­fügig Beschäf­tigte und privat Kranken­ver­si­cherte.

Quelle: Sonstige | Veröf­fent­li­chung | Mittei­lung der Kranken­kassen | 27-10-2022