Das Pilotverfahren mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) endet. Ab Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten erkrankter Mitarbeitender grundsätzlich elektronisch bei deren Krankenkasse ab.
Ärzte übermitteln AU-Daten an Krankenkassen: Seit 2021 übermitteln nicht nur Arzt- und Zahnarztpraxen die Arbeitsunfähigkeitszeiten, sondern auch die Krankenhäuser die Zeiten eines stationären Aufenthalts im Rahmen der eAU an die Krankenkassen. Auch bei geringfügig Beschäftigten kann der Arbeitgeber eine eAU-Abfrage bei deren Krankenkassen durchführen. Die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Also muss der Arbeitgeber selbst in Erfahrung bringen, bei welcher Krankenkasse die Minijobber versichert sind. Diese Information sollte er daher immer zu seinen Unterlagen nehmen.
Technische Voraussetzung für den Datenaustausch: Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber oder ihre Steuerbüros ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung nach vorheriger Anforderung für die einzelnen Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Dieser Prozess kann automatisiert werden.
Je nach betrieblicher Regelung ist eine AU-Bescheinigung oft erst Pflicht, wenn Arbeitnehmende länger als drei Tage arbeitsunfähig erkranken. Darüber hinaus übermitteln die Ärzte die Daten gegebenenfalls erst am Abend des Tages der AU-Feststellung gesammelt an die Krankenkassen. Eine sofortige elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber ist nicht sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen wird ansonsten das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.
Organisatorische Voraussetzungen für den Datenaustausch: Es empfiehlt sich, die betriebsinternen Prozesse vor dem Start des elektronischen Verfahrens zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Wenn ein Abrechnungsdienstleister beauftragt ist, muss geklärt sein, wer für den Abruf der eAU-Daten zuständig ist.
Voraussetzungen für die Abrufberechtigung: Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse darf durch den Arbeitgeber nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist. Eine Berechtigung liegt vor, sofern
- für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis bestand und
- die Beschäftigten dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt haben.
Bei Mehrfachbeschäftigten kann jeder Arbeitgeber die eAU-Daten abrufen. Das Ende der Entgeltersatzleistung können Arbeitgeber im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) mit dem Abgabegrund „42 = Anforderung Ende Entgeltersatzleistung“ beim Sozialversicherungsträger abfragen.
Das neue Verfahren gilt bisher nicht für:
- Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen
- Privat krankenversicherte Arbeitnehmer
- Minijobs in Privathaushalten
- Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt erfolgt, der oder die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt – zum Beispiel bei Privatpraxen oder einer Behandlung im Ausland.
Vorerkrankungsverfahren: Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten stellt sich dem Arbeitgeber die Frage der Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen auf die Entgeltfortzahlung. Da dieser über keine Diagnosen verfügt, prüft die Krankenkasse, ob auf Grundlage der Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für den Arbeitnehmenden ausläuft. Die anrechenbaren Vorerkrankungen übermittelt die Krankenkasse an den betroffenen Arbeitgeber im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). Dies gilt jedoch nicht für geringfügig Beschäftigte und privat Krankenversicherte.
