Arbeit­nehmer: Unent­gelt­liche Mahlzeiten

Der geldwerte Vorteil durch Mahlzeiten, die der Arbeit­geber kostenlos oder verbil­ligt an seine Arbeit­nehmer abgibt, ist mit dem antei­ligen amtli­chen Sachbe­zugs­wert als Arbeits­ent­gelt (= lohnsteu­er­pflich­tiger Sachbezug) zu erfassen. Die Sachbe­zugs­werte ab dem Kalen­der­jahr 2023 betragen

1. für ein Mittag- oder Abend­essen 3,80 €, 
2. für ein Frühstück 2,00 € und
3. bei Vollver­pfle­gung (Frühstück, Mittag- und Abend­essen) 9,60 €.

Ausnahme: Bei kosten­losen Mahlzeiten anläss­lich von auswär­tigen Tätig­keiten ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeit­nehmer Anspruch auf eine Verpfle­gungs­pau­schale hat.

Bestehen die Leistungen des Arbeit­ge­bers, der keine eigene Kantine oder vergleich­bare Einrich­tung betreibt,

• aus Zuschüssen in Form von Essens­marken (Essens­gut­scheine, Restau­rant­schecks),
• die vom Arbeit­geber verteilt und von einer Gaststätte oder einer vergleich­baren Einrich­tung (= Annah­me­stelle) bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden,

ist die Mahlzeit mit dem jeweils maßge­benden Sachbe­zugs­wert anzusetzen. Der Ansatz mit dem Sachbe­zugs­wert setzt voraus, dass

• der Arbeit­nehmer tatsäch­lich eine Mahlzeit erhält. Lebens­mittel sind nur dann als Mahlzeit anzuer­kennen, wenn sie zum unmit­tel­baren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essens­pausen bestimmt sind,
• für jede Mahlzeit nur eine Essens­marke täglich in Zahlung genommen wird und
• der Verrech­nungs­wert der Essens­marke den amtli­chen Sachbe­zugs­wert einer Mittags­mahl­zeit (2023: 3,80 €) um nicht mehr als 3,10 € übersteigt.

Diese Regelung gilt auch, wenn zwischen dem Arbeit­geber und der Annah­me­stelle keine unmit­tel­baren vertrag­li­chen Bezie­hungen bestehen, weil ein drittes Unter­nehmen zwischen­ge­schaltet ist, das die Essens­marke ausgibt.

Es muss sicher­ge­stellt werden, dass der Arbeit­nehmer, der krank ist, sich in Urlaub oder auf einer Dienst­reise befindet oder eine Einsatz­wech­sel­tä­tig­keit oder Fahrtä­tig­keit ausübt, an Tagen seiner Abwesen­heit keine Essens­marke erhält. Die Tage der Abwesen­heit müssen aufge­zeichnet werden. Der Arbeit­geber muss die Essens­marke für die Tage der Abwesen­heit vom Arbeit­nehmer zurück­for­dern. Er kann aller­dings auch auf die Rückfor­de­rung der Essens­marke verzichten, wenn er die im Folge­monat auszu­ge­benden Essens­marke um die Zahl der Abwesen­heits­tage des Vormo­nats kürzt. Es ist nicht erfor­der­lich, die Abwesen­heits­tage von Arbeit­neh­mern festzu­stellen, die pro Monat nicht mehr als 15 Essens­marken erhalten und im Kalen­der­jahr an nicht mehr als 3 Arbeits­tagen je Kalen­der­monat Dienst­reisen ausführen.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeit­geber gibt seinem Arbeit­nehmer je Arbeitstag eine Essens­marke im Wert von 6,50 €. Der Arbeit­nehmer hat keine Zuzah­lung zu leisten. Der Wert der Essens­marke liegt deutlich über dem Sachbe­zugs­wert. Der Arbeit­geber muss wie folgt rechnen:

Grund: Der Verrech­nungs­wert der Essens­marke übersteigt den Sachbe­zugs­wert von 3,80 € um weniger als 3,10 €. In diesen Fällen ist der Sachbe­zugs­wert und nicht der Verrech­nungs­wert der Essens­marke anzusetzen.