Reise­kosten: Auftei­lung betrieb­li­cher und privater Kosten

Ist eine Reise sowohl betrieb­lich als auch privat veran­lasst, können die Aufwen­dungen, wie z. B. die Fahrt­kosten, in einen betrieb­li­chen und einen privaten Anteil aufge­teilt werden, wenn der betrieb­liche Anteil mindes­tens 10% beträgt. Bei Zahlungen vom Geschäfts­konto ist der private Anteil als Privat­ent­nahme zu erfassen. Den betrieb­li­chen Anteil der Fahrt­kosten bucht der Unter­nehmer auf das Konto "Reise­kosten Unter­nehmer Fahrt­kosten".

Praxis-Beispiel: 
Ein Unter­nehmer besucht ein 4-tägiges Fachse­minar in Öster­reich. Im Anschluss an das Seminar macht er einen 5-tägigen Urlaub. Es handelt sich daher um eine gemischt veran­lasste Reise. Die Reise dauert insge­samt 9 Tage. Davon entfallen auf den betrieb­li­chen Teil der Reise 4 Tage und auf den privaten Teil der Reise 5 Tage. Zunächst trennt der Unter­nehmer die Kosten­be­stand­teile ab, die sich leicht und eindeutig dem betrieb­li­chen bzw. dem privaten Bereich zuordnen lassen. Die übrigen Aufwen­dungen der Reise teilt er im Verhältnis 4/9 und 5/9 auf. Die Auftei­lung der Kosten sieht z. B. wie folgt aus:

Schwie­rig­keiten können sich ergeben, wenn es darum geht festzu­stellen, ob und ggf. in welchem Umfang neben den beruf­li­chen bzw. betrieb­li­chen Inter­essen Zeiten für private Aktivi­täten und Freizeit­ge­stal­tungen genutzt worden sind. Es können sich z. B. dann Probleme ergeben, wenn zwischen dem Ende der beruf­li­chen Veran­stal­tung und der Rückreise mehr als ein Tag liegt. Fazit: Es ist möglich, auswär­tige Tätig­keiten mit einem privaten Urlaub zu kombi­nieren, ohne den Betriebs­aus­gaben- oder Werbungs­kos­ten­abzug völlig zu verlieren!

Es handelt sich um gemischte Aufwen­dungen, wenn sie sowohl privat als auch betrieb­lich veran­lasst sind. Abziehbar ist nur der betrieb­liche bzw. beruf­liche Teil der Aufwen­dungen. Um die Aufwen­dungen aufteilen zu können, muss der Unter­nehmer einen plausi­blen Auftei­lungs­maß­stab finden:

• Bei gemischten Reisen können die Aufwen­dungen nach Zeitan­teilen aufge­teilt werden.
• Der private und betriebliche/​beruf­liche Anteil kann, wenn kein anderer Auftei­lungs­maß­stab vorhanden ist, auch nach Prozent­an­teilen geschätzt werden.

Der Unter­nehmer kann seine gemischten Aufwen­dungen nur dann aufteilen, wenn der betrieb­liche bzw. beruf­liche Anteil der Aufwen­dungen mindes­tens 10% beträgt (BFH, Urteil vom 24.2.2011, VI R 12/10). Liegt der betrieb­liche bzw. beruf­liche Anteil unter 10%, dürfen die allge­meinen Kosten nicht aufge­teilt und als Betriebs­aus­gaben abgezogen werden. Bei der umgekehrten Situa­tion, bei der die private Mitver­an­las­sung unter 10% liegt, dürfen alle Aufwen­dungen als Betriebs­aus­gaben abgezogen werden, soweit es keine ander­wei­tigen gesetz­li­chen Einschrän­kungen gibt. Die Aufwen­dungen, die ausschließ­lich betrieb­lich bzw. beruf­lich veran­lasst sind, kann der Unter­nehmer immer zu 100% als Betriebs­aus­gaben abziehen. Ob die betrieb­liche Veran­las­sung im Übrigen von unter­ge­ord­neter Bedeu­tung ist, spielt keine Rolle.

Praxis-Beispiel:
Ein Unter­nehmer nimmt während seiner 14-tägigen Urlaubs­reise an einem eintä­gigen Fachse­minar teil. Das Fachse­minar ist von unter­ge­ord­neter Bedeu­tung (unter 10 % der Gesamt­dauer). Der Unter­nehmer kann daher die Fahrt­kosten zum Urlaubsort und die Übernach­tungs­kosten nicht, auch nicht teilweise als Betriebs­aus­gaben abziehen. Was er zu 100% abziehen kann, sind die Seminar­ge­bühren, die Kosten für die Fahrt vom Urlaubsort zum Seminarort und zurück und ggf. einen Pausch­be­trag für Verpfle­gungs­mehr­auf­wand.