Reise­kosten: Fahrt­kosten optimal abrechnen

Überlässt der Arbeit­geber seinem Arbeit­nehmer ein Firmen­fahr­zeug, dann sollte der Arbeit­geber alle Kosten, also auch die laufenden Kosten für das Fahrzeug übernehmen. Erstattet der Arbeit­geber seinem Arbeit­nehmer die laufenden Kosten für den Firmen­wagen, die dieser vorweg bezahlt hat, handelt es sich um die Erstat­tung von Auslagen, die lohnsteuer- und sozial­ver­si­che­rungs­frei sind. Der Arbeit­geber bucht die Aufwen­dungen auf das Konto "laufende Kfz-Betriebs­kosten".

Verwendet der Arbeit­nehmer seinen eigenen Pkw kann er die tatsäch­li­chen Kosten für seinen Pkw ermit­teln und bei der Kilome­ter­ab­rech­nung zu Grunde legen. Das setzt voraus, dass er die Gesamt­kosten für das Fahrzeug ermit­telt und die beruf­li­chen Fahrten sowie die Jahres­fahr­leis­tung aufzeichnet. Ein Fahrten­buch ist somit nicht zwingend erfor­der­lich. Ohne Nachweis der tatsäch­li­chen Kosten darf der Arbeit­geber seinem Arbeit­nehmer, der bei Dienst- und Geschäfts­fahrten sein eigenes Fahrzeug benutzt, für jeden gefah­renen Kilometer 0,30 € pauschal erstatten.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeit­geber hat mit seinem Arbeit­nehmer verein­bart, dass er die Kfz-Kosten, die ihm bei Auswärts­tä­tig­keiten entstehen, mit den tatsäch­li­chen Kosten abrechnen darf. Nach der Zusam­men­stel­lung der Aufwen­dungen betragen die Kfz-Kosten des Arbeit­neh­mers insge­samt 9.310 €. Bei einer Jahres­fahr­leis­tung von 16.322 km errechnet sich hieraus ein indivi­du­eller Km-Satz von 9.310 € : 16.322 = 0,57 €. Der Arbeit­nehmer legt im Jahr insge­samt 5.312 km anläss­lich verschie­dener Auswärts­tä­tig­keiten zurück, die der Arbeit­geber bisher mit der Pauschale von 0,30 € erstattet hat. Der Arbeit­geber nimmt die Unter­lagen seines Arbeit­neh­mers zum Lohnkonto (das ist zwingend erfor­der­lich) und kann ihm zusätz­lich folgenden Betrag erstatten: