Klein­be­trags­rech­nungen: Beson­der­heiten

Klein­be­trags­rech­nungen, Fahraus­weise und Rechnungen eines Klein­un­ter­neh­mers müssen nicht als E-Rechnung verschickt werden, sondern können immer als sonstige Rechnung ausge­stellt und übermit­telt werden. Verwendet der Rechnungs­aus­steller in diesen Fällen dennoch eine E-Rechnung, ist dies bei Umsätzen zwischen inlän­di­schen Unter­neh­mern ohne Zustim­mung des Rechnungs­emp­fän­gers möglich. Wird für Umsätze, bei denen trotz fehlender Verpflich­tung zur Ausstel­lung (z. B. bei Umsätzen an private Endver­brau­cher oder bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuer­frei sind) eine Rechnung ausge­stellt wird, kann eine E-Rechnung nur bei Zustim­mung des Rechnungs­emp­fän­gers verwendet werden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Immer dann, wenn keine Pflicht zur Verwen­dung einer E-Rechnung besteht, ist die Verwen­dung einer sonstigen Rechnung in Papier­form immer zulässig. Auch in diesen Fällen kann eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung in einem anderen elektro­ni­schen Format verwendet werden, dies bedarf aber der Zustim­mung des Rechnungs­emp­fän­gers. Die Zustim­mung bedarf dabei keiner beson­deren Form und kann auch konklu­dent (z. B. durch eine wider­spruchs­lose Annahme) erfolgen. Es muss ledig­lich Einver­nehmen zwischen Rechnungs­aus­steller und Rechnungs­emp­fänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektro­nisch übermit­telt werden soll. Die Zustim­mung kann z. B. in Form einer Rahmen­ver­ein­ba­rung (z. B. in den Allge­meinen Geschäfts­be­din­gungen) erklärt werden. Sie kann auch nachträg­lich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Betei­ligten diese Verfah­rens­weise tatsäch­lich prakti­zieren und damit still­schwei­gend billigen.

Ein Unter­nehmer ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG bei der Ausfüh­rung von Liefe­rungen oder sonstigen Leistungen an eine juris­ti­sche Person verpflichtet, eine Rechnung auszu­stellen, auch wenn und soweit diese nicht Unter­nehmer ist. Die Rechnung kann auf Papier oder mit Zustim­mung des Leistungs­emp­fän­gers als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektro­ni­schen Format ausge­stellt werden. Die Zustim­mung bedarf keiner beson­deren Form und kann auch konklu­dent (z. B. durch eine wider­spruchs­lose Annahme) erfolgen. Wird ein Umsatz sowohl für den unter­neh­me­ri­schen als auch für den nicht­un­ter­neh­me­ri­schen Bereich der juris­ti­schen Person ausge­führt, geht die Verpflich­tung zur Ausstel­lung einer E-Rechnung vor.