Geschäfts­reise Unter­nehmer: Abzieh­bare Verpfle­gungs­kosten

Unter­nehmer können Kosten für Verpfle­gung anläss­lich einer Geschäfts­reise steuer­lich absetzen. Ertrag­steu­er­lich dürfen jedoch nicht die tatsäch­li­chen Verpfle­gungs­kosten geltend gemacht werden, sondern nur die gesetz­lich festge­legten Pauschalen. Ein Vorsteu­er­abzug aus diesen Verpfle­gungs­pau­schalen ist nicht möglich. Aller­dings darf der Unter­nehmer die Vorsteuer aus den tatsäch­li­chen Kosten geltend machen, wenn ihm Rechnungen bzw. Klein­be­trags­rech­nungen vorliegen, die den Vorsteu­er­abzug ermög­li­chen.

Inlän­di­sche Verpfle­gungs­pau­schalen: Bei den Verpfle­gungs­pau­schalen muss zwischen ein- und mehrtä­gigen Geschäfts­reisen unter­schieden werden. Bei mehreren auswär­tigen Tätig­keiten an einem Tag werden die Abwesen­heits­zeiten zusam­men­ge­rechnet. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann eine Verpfle­gungs­pau­schale von 14 € beansprucht werden. Bei mehrtä­gigen Reisen gibt es für den Anreise- und Abrei­setag immer eine Verpfle­gungs­pau­schale von 14 €, auch wenn die Abwesen­heit nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Vorsteu­er­abzug aus den tatsäch­li­chen Aufwen­dungen
Aus den Verpfle­gungs­pau­schalen kann der Unter­nehmer keinen Vorsteu­er­abzug beanspru­chen. Es besteht jedoch die Möglich­keit, den Vorsteu­er­abzug aus den Verpfle­gungs­auf­wen­dungen geltend zu machen, die während der Geschäfts­reise tatsäch­lich entstanden sind (Abschnitt 15.6 Abs. 1 UStAE).

Voraus­set­zung: Es muss eine ordnungs­ge­mäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatz­steuer geson­dert ausge­wiesen ist. Außerdem muss der Unter­nehmer selbst als Leistungs­emp­fänger ausge­wiesen sein. Bei einer Perso­nen­ge­sell­schaft kann nur die Perso­nen­ge­sell­schaft, nicht aber der Gesell­schafter die Vorsteuer abziehen. Deshalb ist Voraus­set­zung, dass die Perso­nen­ge­sell­schaft in der Rechnung als Leistungs­emp­fänger bezeichnet ist.

Wichtig: Bei Klein­be­trags­rech­nungen bis 250 € (brutto) ist die Bezeich­nung des Unter­neh­mers nicht erfor­der­lich. Wenn der Unter­nehmer aufge­führt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.

Praxis-Beispiel:
Ein Unter­nehmer unter­nimmt eine 2-tägige Geschäfts­reise von Köln nach München. Für die eigene Verpfle­gung hat der Unter­nehmer 166,60 € (140 € + 26,60 € Umsatz­steuer) ausge­geben. Die Verpfle­gungs­kosten kann er durch verschie­dene Klein­be­trags­rech­nungen nachweisen, die er bar gezahlt hat. Er hat in München für 122 € übernachtet. Das Frühstück ist geson­dert ausge­wiesen und im Übernach­tungs­preis mit 15 € enthalten. Die Hotel­kosten hat der Unter­nehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebs­konto gezahlt. Der Unter­nehmer kann die folgenden Beträge als Betriebs­aus­gaben geltend machen:

Die Vorsteuer darf der Unter­nehmer aus den tatsäch­li­chen Verpfle­gungs- und Übernach­tungs­kosten in Anspruch nehmen. Er ermit­telt die Vorsteuer daher wie folgt: