Bewir­tungs­kosten: selbst digita­li­sierte Rechnungen

Die Rechnung über die Bewir­tung in einem Bewir­tungs­be­trieb kann dem Steuer­pflich­tigen in digitaler Form übermit­telt werden (als E-Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG oder als sonstige Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG in einem anderen elektro­ni­schen Format). Eine Bewir­tungs­rech­nung in Papier­form kann vom Steuer­pflich­tigen digita­li­siert werden (digita­li­sierte Bewir­tungs­rech­nung). Der Eigen­beleg wird vom Steuer­pflich­tigen digital erstellt oder digita­li­siert (digitaler oder digita­li­sierter Eigen­beleg). Die erfor­der­liche Autori­sie­rung ist durch den Steuer­pflich­tigen durch eine elektro­ni­sche Unter­schrift oder eine elektro­ni­sche Geneh­mi­gung der entspre­chenden Angaben zu gewähr­leisten. Die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undoku­men­tiert geändert werden können.

Ein digitaler oder digita­li­sierter Eigen­beleg muss digital mit der Bewir­tungs­rech­nung oder dem Kassen­beleg über die Bewir­tung zusam­men­ge­fügt werden. Für den Betriebs­aus­ga­ben­abzug ist es ausrei­chend, wenn ausschließ­lich ein Verweis vom digitalen oder digita­li­sierten Eigen­beleg auf die digitale oder digita­li­sierte Bewir­tungs­rech­nung oder den Kassen­beleg über die Bewir­tung angebracht wird. Eine elektro­ni­sche Verknüp­fung (z. B. eindeu­tiger Index, Barcode oder sonstige Verknüp­fung mit einem Dokumen­ten­ma­nage­ment­system) ist zulässig. Es liegt dabei in der Verant­wor­tung des Steuer­pflich­tigen, die Zuord­nung des Eigen­be­leges zu der entspre­chenden Bewir­tungs­rech­nung oder dem entspre­chenden Kassen­beleg über die Bewir­tung sicher­zu­stellen.

Lässt sich einer Bewir­tungs­rech­nung kein Bewir­tungs­beleg zuordnen, sind die erfor­der­li­chen Angaben nicht erbracht und der Betriebs­aus­ga­ben­abzug ist zu versagen. Die gefor­derten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digita­li­sierten Bewir­tungs­rech­nung, einem visua­li­sierten Dokument der E-Rechnung oder einem digitalen oder digita­li­sierten Kassen­beleg über die Bewir­tung angebracht werden. Wird nur die digitale oder digita­li­sierte Bewir­tungs­rech­nung digital aufbe­wahrt und der Eigen­beleg in Papier­form erstellt und aufbe­wahrt, muss eine einein­deu­tige Zuord­nung der Belege aus beiden getrennten Ablagen stets gewähr­leistet sein. 

Die Nachweis­er­for­der­nisse des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 und 3 EStG sind als erfüllt anzusehen, wenn 

• der Steuer­pflich­tige zeitnah einen elektro­ni­schen Eigen­beleg mit den gesetz­lich erfor­der­li­chen Angaben erstellt oder die gesetz­lich erfor­der­li­chen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digita­li­sierten Bewir­tungs­rech­nung elektro­nisch ergänzt,
• der Zeitpunkt der Erstel­lung oder Ergän­zung im Dokument elektro­nisch aufge­zeichnet wird,
• das erstellte Dokument oder die Ergän­zung der Bewir­tungs­rech­nung vom Steuer­pflich­tigen digital signiert oder geneh­migt wird, 
• der Zeitpunkt der Signie­rung oder Geneh­mi­gung elektro­nisch aufge­zeichnet wird, 
• das erstellte Dokument
  • bei Bewir­tung in einer Gaststätte nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 3 EStG zusammen mit der digitalen oder digita­li­sierten Bewir­tungs­rech­nung (z. B. durch einen gegen­sei­tigen Verweis) oder mit der elektro­ni­schen Bewir­tungs­rech­nung (z. B. durch einen Verweis auf dem Dokument auf die elektro­ni­sche Rechnung) aufbe­wahrt wird
  • oder die ergänzte Bewir­tungs­rech­nung elektro­nisch aufbe­wahrt wird und
• bei den genannten Vorgängen die Grund­sätze zur ordnungs­mä­ßigen Führung und Aufbe­wah­rung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elektro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD) des BMF-Schrei­bens vom 28.11.2019 (insbe­son­dere Rzn. 36 ff., 45 ff., 58 ff., 107 ff., 125 ff., 130 ff., 136 ff. und 156 ff.), zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.7.2025 (BStBl I S. 1502) erfüllt werden und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfah­rens­do­ku­men­ta­tion beschrieben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden.

Bewir­tungen im Ausland
§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG unter­scheidet nicht, ob die Bewir­tung im Inland oder im Ausland statt­ge­funden hat. Die dort genannten Anfor­de­rungen gelten daher auch bei Auslands­be­wir­tungen. Die Anfor­de­rungen der R 4.10 Absatz 5 bis 9 EStR sind grund­sätz­lich auch bei Bewir­tungen im Ausland zu erfüllen. Wird jedoch glaub­haft gemacht, dass eine detail­lierte, maschi­nell erstellte und elektro­nisch aufge­zeich­nete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnah­me­fällen die auslän­di­sche Rechnung, auch wenn sie diesen Anfor­de­rungen nicht voll entspricht. Liegt im Ausnah­me­fall nur eine handschrift­lich erstellte auslän­di­sche Rechnung vor, hat der Steuer­pflich­tige glaub­haft zu machen, dass im jewei­ligen auslän­di­schen Staat keine Verpflich­tung zur Erstel­lung maschi­neller Belege besteht.